New case law on the deductibility of travel expenses

Eine für viele Steuerpflichtige erfreuliche Entwicklung bringt ein jüngst ergangenes Erkenntnis des VwGH (27.1.2011, GZ 2010/15/0197). Nach bisheriger Auslegung war eine anteilige Geltendmachung von Travel costs bei beruflichen Reisen mit teilweise privater Veranlassung excluded (Ausnahme nur dann wenn bei einer Dienstreise das Wochenende dazu genommen wird, um einen günstigeren Flug zu bekommen). Nunmehr lässt der VwGH in bestimmten Konstellationen einen proportional deduction The Travel costs zu. Im konkreten Fall war ein Wiener Zivilingenieur für Wasserbauwesen nach China gereist. Die ersten vier Tage verbrachte er dabei mit seiner Frau als Tourist in Tibet, die restlichen 20 Tage bereiste er aus beruflichen Gründen alleine verschiedene Wasseranlagen. Für diesen beruflichen Teil der Reise wurde ihm schließlich eine Geltendmachung von Tages- und Nächtigungsgeldern sowie anteiliger Reisekosten (Flug, Visum) zugestanden. In seiner Entscheidung hat der Supreme Administrative Court die Abzugsfähigkeit der auf den beruflichen Teil der Reise entfallenden Kosten an folgende Kriterien gebunden bzw. für die Aufteilung der Kosten bestimmte Principles entwickelt:

• Die Reise muss sich clear in einen beruflichen und in einen privaten Abschnitt teilen lassen, die zeitlich aufeinander folgen müssen. Der VwGH legt dabei den gesetzlichen Begriff der „ausschließlich beruflich veranlassten Reise“ im Ergebnis somit als „einen ausschließlich beruflich veranlassten Reisetag“ aus. Sofern ein untrennbares Mischprogramm (z.B. Besuch von touristischen Attraktionen zwischen beruflichen Terminen) vorliegt, ist dieses Kriterium nicht mehr erfüllt.
• Die Kosten der Hin- und Rückfahrt sind in einen beruflichen und einen privaten Teil aufzuteilen. In der Regel wird für die Distribution the Verhältnis zwischen den ausschließlich beruflich veranlassten und den übrigen Aufenthaltstagen heranzuziehen sein. Die Reisetage selbst sind dabei nicht in die Berechnung einzubeziehen.
• Falls bei längeren Anreisen während der Anreise auch Nächtigungskosten anfallen, sind diese ebenfalls nach dem zuvor angesprochenen Verhältnis anteilig absetzbar.
• Bei „fremdbestimmten Reisen“ (das sind nach dem VwGH Reisen, bei denen die berufliche Veranlassung eindeutig das auslösende Moment für den Antritt der Reise ist) können die Fahrtkosten sogar selbst dann zur Gänze abgesetzt werden, wenn anlässlich einer solchen Reise auch private Unternehmungen stattfinden und diese von bloß untergeordneter Bedeutung sind.
• Andererseits berechtigt ein im Zuge einer als Urlaubsreise angelegten Reise nebenbei wahrgenommener beruflicher Termin (aufgrund der bloß untergeordneten beruflichen Veranlassung) Not zum anteiligen Abzug der Reisekosten.

Es ist davon auszugehen, dass die Financial administration das Vorliegen der Voraussetzungen für einen anteiligen Steuerabzug genau prüfen wird. Es ist daher ratsam, das Vorliegen unterschiedlicher Reiseabschnitte und die vorrangige berufliche Veranlassung der Reise entsprechend zu document bzw. zu belegen. In jedem Fall steigt mit dem Judikat die (steuerliche) Attraktivität, mit einer beruflichen Reise gleich auch einen (anschließenden oder vorgelagerten) Urlaub zu verbinden.

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