Small business owners beware – self-billing can hold unpleasant surprises

Grundsätzlich erstellt der leistende Unternehmer eine Rechnung für seine geleistete Arbeit. Es ist jedoch auch denkbar, dass anstatt des Leistenden der Customer one Credit About die erhaltene Arbeit ausstellt. Dies kann beispielsweise dann praktikabel sein, wenn das genaue Entgelt für eine Leistung von vornherein nicht festgelegt ist. Dieses Prinzip lässt sich anhand eines Beispiels verdeutlichen: Eine Autorin verfasst ein Manuskript und überlässt einem Verlag das Recht, den Text zu nutzen, Bücher zu drucken und zu verkaufen. Pro verkauftem Exemplar erhält die Autorin einen fixen Betrag. Nun könnte der Verlag der Autorin mitteilen, wie viele Bücher in einer Abrechnungsperiode verkauft wurden und die Autorin legt ihre Honorarnote an den Verlag. Alternativ kann der Verlag one Credit an die Autorin über das vereinbarte Entgelt erstellen und diese an die Autorin auszahlen.

Diese sogenannte Abrechnung im Gutschriftsverfahren hat den Advantage, that the leistende Unternehmer (im obigen Beispiel die Autorin) Not selbst eine Rechnung ausstellen muss. Aus tax-related Sicht besteht hier allerdings eine Gefahrenquelle, insbesondere für Small business owner. Während der Small business owner (die Autorin) in seiner Rechnung an Kunden keine Umsatzsteuer ausweisen darf und somit keine Umsatzsteuer schuldet, könnte es passieren, dass diese Tatsache dem Customers (hier dem Verlag) nicht bekannt ist. Im Rahmen der Abrechnung im Gutschriftsverfahren passiert umsatzsteuerlich dann der Fehler, dass der Kunde eine Credit für die erhaltene Arbeit erstellt und darauf Umsatzsteuer ausweist, die er sich als Input VAT abzieht, sofern die entsprechenden Voraussetzungen erfüllt sind.

Widerspricht der leistende Unternehmer (Kleinunternehmer) nicht unverzüglich nach Erhalt der unrichtigen Gutschrift und verlangt eine neuausgestellte Gutschrift without Ausweis von Value Added Tax, so schuldet er diese Value Added Tax aufgrund der Ausstellung der Gutschrift durch seinen Kunden (Umsatzsteuerschuld kraft Rechnungslegung). Diese Umsatzsteuer ist an das Finanzamt zu bezahlen, auch wenn der leistende Unternehmer eigentlich Kleinunternehmer ist. Erst durch eine Account reconciliation durch den Aussteller der Gutschrift fällt die Umsatzsteuerschuld kraft Rechnungslegung weg.

Small business owner sollten also, sofern im Gutschriftsverfahren abgerechnet wird, ihren Kunden darauf hinweisen, dass sie umsatzsteuerlicher Kleinunternehmer sind und dass auf der Credit (Rechnung) keine Umsatzsteuer ausgewiesen werden darf. Wird dennoch Umsatzsteuer ausgewiesen, ist es besonders wichtig, dass der Gutschrift immediately, am besten schriftlich, widersprochen wird und der Kunde aufgefordert wird, eine korrigierte Gutschrift auszustellen. Eine Korrektur durch den Kleinunternehmer selbst (z.B. durch Wegstreichen der Umsatzsteuer) wird umsatzsteuerlich nicht akzeptiert, da jene Partei die Gutschrift zu korrigieren hat, die diese ausgestellt hat.

Image: © Tino Neitz - Fotolia